Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, hoá đơn điện tử dần thay thế hoá đơn giấy (hoá đơn tự in) trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Hôm nay, Farmvina kết hợp với Hoadon24h.com mang đến 1 bài viết khái quát về hoá đơn điện tử nhằm cung cấp kiến thức cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực nông nghiệp.
Hoá đơn điện tử là gì?
Hoá đơn điện tử là tập tin điện tử được hởi tạo, gửi, lưu trữ bằng phương pháp điện tử. Hóa đơn giấy nhưng lưu trữ và gửi bằng phương pháp điện tử không phải hóa đơn điện tử.
Lợi ích của hoá đơn điện tử
1. Điều kiện sử dụng
Không bị hạn chế về điều kiện vốn
Thủ tục phát hành hóa đơn đơn giản:
- Bước 1: Gửi quyết định áp dụng HĐĐT (PL1 – Thông tư 32/2011/TT-BTC)
- Bước 2: Gửi Thông báo phát hành kèm hóa đơn mẫu.
2. Tiết kiệm chi phí
- Chi phí lưu trữ hóa đơn
- Chi phí gửi hóa đơn
- Hạn chế được vấn đề xử phạt mất cháy hỏng hóa đơn
3. Hạn chế vấn đề làm giả hóa đơn
4. Thuận tiện trong việc truy xuất hóa đơn
Hoá đơn điện tử giúp cắt bớt nhiều khâu trung gian, giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Cách sử dụng hoá đơn điện tử
1. Điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế
- Cơ sở hạ tầng: địa điểm, truyền tải, mạng, thiết bị
- Nhân sự đề triển khai
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán
- Có các quy trình sao lưu khôi phục dữ liệu
2. Nội dung hoá đơn điện tử
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng.
- Tổng số tiền thanh toán;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
3. Phát hành hoá đơn điện tử
- Bước 1: Gửi quyết định áp dụng HĐĐT (PL1 – Thông tư 32/2011/TT-BTC)
- Bước 2: Gửi Thông báo phát hành kèm hóa đơn mẫu.
4. Sử dụng hoá đơn điện tử
- Phải thông báo về việc sử dụng hóa đơn điện tử
- Nội dung trên hóa đơn: Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC; Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP
- Lập hóa đơn điện tử
- Gửi hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa bên mua và bên bán:
- Gửi trực tiếp: gửi qua email, qua website
- Gửi qua tổ chức trung gian
5. Xử lý đối với các hoá đơn đã lập
Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, chưa cung ứng hàng hóa dịch vụ và chưa khai thuế nếu có sai sót: hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người mua và lập hóa đơn thay thế
Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử và lập hóa đơn điều chỉnh
6. Một số lưu ý khi sử dụng hoá đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử phải lưu trữ 10 năm
- Hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi sang hóa đơn giấy: Chứng minh nguồn gốc hàng hóa, lưu trữ kế toán
- Không cần phải có trang web
Các vướng mắc thường gặp khi sử dụng hoá đơn điện tử
Trong phần này, hãy cùng Hoadon24h.com tìm hiểu những câu hỏi thường gặp và giải đáp cụ thể cho từng vấn đề nhé!
Câu hỏi 1: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử?
Trả lời:
1. Doanh nghiệp có thể sử dụng một trong hai hình thức: tự xây dựng phần mềm hoặc thông qua nhà cung cấp giải pháp phần mềm (dịch vụ trung gian).
2. Doanh nghiệp phải đáp ứng theo yêu cầu thông tư 32/2011/TT-BTC về điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử.
3. Sau khi đáp ứng điều kiện khởi tạo HĐĐT, doanh nghiệp:
- Có quyết định áp dụng Hóa đơn điện tử, gửi cho CQT và được cơ quan thuế tiếp nhận. (Không cần phải có đơn đề nghị sử dụng hoáđơn theo mẫu 3.14 của TT 39/2014/TT-BTC)
- Thực hiện thông báo phát hành Hóa đơn điện tử theo quy định.
Câu hỏi 2: Trường hợp người mua hàng có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, người bán có thể thực hiện được không? Và được chuyển đổi bao nhiêu lần?
- Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
- Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Lưu ý: Doanh nghiệp nắm và cần phân biệt rõ điều 12 “người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của luật kế toán”.
Câu hỏi 3: Trường hợp mất hóa đơn chuyển đổi, có bị phạt hay không?
Chưa có quy định xử phạt hành vi làm mất hóa đơn chuyển đổi.
Câu hỏi 4: Trường hợp doanh nghiệp được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn tự in, đặt in, có được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn chuyển đổi sang hóa đơn giấy của HĐĐT?
Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.(CV 820/TCT-DNL ngày 13/03/2017 của TCT)
Câu hỏi 5: Nếu hóa đơn đã xuất ( đã lập và ký số) nếu có sai sót thì điều chỉnh như thế nào?
Trường hợp 1: Sai sót về tên, địa chỉ nhưng đúng MST
Theo thông tư 26/2015/TT-BTC “ …các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.”
Trường hợp 2: Sai sót khác (điều 9, thông tư 32/2011/TT-BTC)
1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…
Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Câu hỏi 6: Doanh nghiệp đã sử dụng hình thức hóa đơn đặt in/tự in, muốn sử dụng thêm hình thức hóa đơn điện tử có được không?
Căn cứ khoản 3, điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC:
“Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.
Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn…”
(Từ ngày 01/11/2018: Đợi Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính)
Câu hỏi 7: Doanh nghiệp có thể sử dụng chung chữ ký số với khai thuế qua mạng, nộp thuế điện tử khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp?
Có thể sử dụng chữ ký số của nhà cung cấp khác khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp.
Tuy nhiên, CKS này phải được đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
Câu hỏi 8: Trường hợp người mua không phải đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán không ký số hóa đơn điện tử, hóa đơn có hợp lệ hay không?
Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì trên hoá đơn điện tử phải có Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của Bộ Tài chính: Nếu có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, PXK, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. Trường hợp người bán muốn đề nghị được miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử thì gửi văn bản đề nghị đến CQT quản lý trực tiếp để được xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể.
Câu hỏi 9: Hoá đơn điện tử có mấy liên? Làm thế nào để biết hoá đơn điện tử của bên bán đã thông báo phát hành đến cơ quan thuế?
HĐĐT là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó, HĐĐT không phải có tên liên hoá đơn, trong ký hiệu mẫu số HĐ sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên HĐ. (CV 1721/TCT-DNL ngày 14/5/2014)
Để biết hoá đơn điện tử của bên bán đã thông báo phát hành đến cơ quan thuế, Doanh nghiệp vào Website tracuuhoadon.gdt.gov.vn của ngành thuế.
Để hỗ trợ các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực nông nghiệp “đồng minh” của Farmvina, Hoadon24 tặng mã giảm giá FARMVINA giúp bạn tiết kiệm 10% khi mua hoá đơn dịch vụ trên trang web //hoadon24h.com .
Hoá Đơn 24h hướng đến cung cấp các giải pháp hoá đơn điện tử tiết kiệm, dễ sử dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
